Como Realizar Memoria Descriptiva de Puesto de Trabajo

Cómo Realizar Memoria Descriptiva de Puesto de Trabajo

Cuando se trata de trámites relacionados con el mundo laboral, una de las tareas más importantes es la de realizar una memoria descriptiva de puesto de trabajo. Esta es una herramienta útil tanto para empleadores como para empleados, ya que permite tener una idea clara y detallada de las responsabilidades, tareas y requisitos relacionados con un puesto específico dentro de una organización.

Por lo general, una memoria descriptiva de puesto de trabajo se solicita en el momento de la contratación de un nuevo empleado, pero también puede ser necesaria para realizar cambios en las funciones de un trabajador actual o para llevar a cabo una evaluación de desempeño. Si te encuentras en la situación de tener que realizar una, no te preocupes, en este artículo te explicaremos todo lo que necesitas saber para hacerlo de manera correcta y eficiente.

¿Qué es una Memoria Descriptiva de Puesto de Trabajo?

Antes de adentrarnos en cómo realizar una memoria descriptiva de puesto de trabajo, es importante entender qué es y para qué se utiliza. Básicamente, se trata de un documento en el que se detallan todas las funciones y responsabilidades que conlleva un puesto específico dentro de una empresa u organización.

La memoria descriptiva de puesto de trabajo es una herramienta de gestión que permite establecer de manera clara y detallada las tareas, habilidades y requisitos necesarios para un determinado puesto. Esto es útil tanto para el empleador, ya que le ayuda a definir las expectativas y las responsabilidades de sus empleados, como para el trabajador, ya que le brinda una guía para desempeñar sus funciones de manera efectiva.

¿Por qué es importante realizar una Memoria Descriptiva de Puesto de Trabajo?

Una memoria descriptiva de puesto de trabajo es un documento clave en cualquier organización, ya que cumple con varias funciones importantes. Algunas de estas son:

• Establecer claridad: al definir de manera detallada las funciones y responsabilidades de un puesto, se evitan confusiones y malentendidos, lo que puede llevar a un mejor desempeño y una mayor eficiencia en el trabajo.
• Facilitar la toma de decisiones: tener una memoria descriptiva de puesto de trabajo permite a los empleadores tener una visión clara de lo que implica cada puesto en su organización. Esto les ayuda a tomar decisiones más informadas sobre contrataciones, promociones o cambios en la estructura de empleados.
• Definir expectativas: tanto para el empleador como para el empleado, es importante tener claras las expectativas relacionadas con un puesto. Una memoria descriptiva de puesto de trabajo ayuda a establecer cuáles son estas expectativas y cómo se evaluará el desempeño en relación a ellas.
• Evaluación de desempeño: al tener una memoria descriptiva de puesto de trabajo, es más fácil y justo evaluar el desempeño de un empleado, ya que se pueden comparar sus resultados con las funciones y responsabilidades establecidas previamente.

Pasos para realizar una Memoria Descriptiva de Puesto de Trabajo

A continuación, te presentamos una guía paso a paso para realizar una memoria descriptiva de puesto de trabajo de manera efectiva y completa:

Paso 1: Identificar el Puesto de Trabajo

Lo primero que debes hacer es identificar el puesto de trabajo para el cual vas a realizar la memoria descriptiva. Esto implica conocer su título, departamento o área en el que se encuentra y a quién reporta.

Paso 2: Describir las Funciones Principales

En este paso, debes detallar todas las funciones principales que conlleva el puesto de trabajo en cuestión. Esto incluye tareas específicas, responsabilidades y actividades diarias o periódicas.

Es importante ser lo más detallado posible en esta sección para garantizar que todas las tareas importantes asociadas con el puesto sean incluidas.

Paso 3: Definir las Responsabilidades

Las responsabilidades son distintas de las funciones ya que representan el alcance de autoridad y toma de decisiones del empleado en cuestión. En esta sección, debes describir las distintas responsabilidades que tendrá el trabajador en relación a su puesto de trabajo.

Esto incluye aspectos como la supervisión de otros empleados, el manejo de recursos y la autorización de ciertas acciones dentro de la empresa.

Paso 4: Establecer Requisitos

Esta sección es importante para definir qué habilidades, conocimientos y experiencia se requieren para llevar a cabo las funciones de manera efectiva. Aquí puedes incluir aspectos como nivel de educación, experiencia previa, habilidades técnicas y competencias específicas.

También es importante mencionar aquí si se requiere de la posesión de alguna certificación o licencia para el puesto en cuestión.

Paso 5: Incluir Relaciones Internas y Externas

Por lo general, ningún puesto de trabajo existe en aislamiento, por lo que es importante mencionar en esta sección las distintas relaciones internas y externas que el empleado tendrá en su día a día. Esto puede incluir a quién reporta, con quiénes se comunica y los clientes o proveedores con los que interactúa.

Paso 6: Establecer Indicadores de Desempeño

El último paso para realizar una memoria descriptiva de puesto de trabajo es definir cómo se evaluará el desempeño del empleado en relación a las funciones, responsabilidades y requisitos establecidos en el documento.

Esto puede incluir indicadores de eficiencia, calidad, cumplimiento de plazos y otros que estén alineados con los objetivos de la empresa y el puesto en cuestión.

Puntos que debes tener en cuenta

Ahora que conoces los pasos para realizar una memoria descriptiva de puesto de trabajo, es importante tener en cuenta algunos puntos clave para que el documento sea efectivo y útil para ambas partes:

• Ser específico y conciso: incluir detalles específicos y relevantes es fundamental para que el documento sea útil. Sin embargo, también es importante no llenarlo de información irrelevante que pueda confundir al lector.
• Mantenerlo actualizado: una memoria descriptiva de puesto de trabajo debe ser revisada y actualizada periódicamente para garantizar que refleje con precisión las funciones y responsabilidades actuales del puesto en cuestión.
• Incluir aportes del empleado: es importante involucrar al empleado en el proceso de realización de la memoria descriptiva de puesto de trabajo. Esto permite obtener su perspectiva y asegurar que se incluyen todas las funciones y responsabilidades que el empleado realiza en su día a día.

Conclusión

En resumen, realizar una memoria descriptiva de puesto de trabajo es una tarea importante que permite establecer claridad y definir expectativas en una organización. Siguiendo los pasos que hemos mencionado en este artículo, podrás crear un documento completo y efectivo que será de gran ayuda tanto para empleadores como para empleados.

Recuerda siempre mantenerlo actualizado y pedir el feedback de los empleados para asegurar que refleje con precisión la realidad del puesto de trabajo. ¡Ahora estás listo para llevar a cabo este trámite con éxito!