Levantar Acta Informativa

Levantar Acta Informativa

Levantar un acta informativa es un procedimiento necesario en distintas situaciones en las que sea preciso documentar acuerdos, decisiones o acontecimientos importantes en una empresa o institución. Este documento posee carácter legal y sirve como prueba de lo que en él se ha recogido, por lo que es esencial que su redacción sea clara y precisa. En la era digital en la que vivimos, es posible llevar a cabo este trámite de manera online, ahorrando tiempo y recursos para quienes deben realizarlo. En el siguiente artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre cómo levantar un acta informativa de forma electrónica.

¿Qué es un acta informativa?

Un acta informativa es un documento en el que se recogen de manera ordenada y detallada hechos, decisiones o acuerdos que han tenido lugar en una reunión o evento. Su objetivo principal es dejar constancia de lo que se ha discutido o acordado en una reunión, con el fin de que toda la información quede registrada y documentada de manera oficial. Este documento puede ser elaborado por cualquier persona que tenga conocimiento de los hechos relevantes, como suele ocurrir en empresas o instituciones en las que se designa a un secretario o encargado de redactar las actas.

¿Por qué es importante levantar un acta informativa?

El acta informativa tiene varias funciones importantes, entre las que se encuentran:

• Dejar constancia de los hechos: como mencionamos anteriormente, el acta informativa sirve como prueba de lo ocurrido en una reunión o evento, evitando posibles malentendidos o discrepancias.
• Documentar acuerdos y decisiones: es fundamental que los acuerdos y decisiones tomadas en una reunión queden registrados de manera precisa para evitar olvidos o confusiones en el futuro.
• Control y seguimiento: al tener un registro de lo que se ha tratado en cada reunión, es posible hacer un seguimiento de los temas pendientes o acciones a realizar, facilitando la organización y la toma de decisiones en el futuro.

Cómo levantar un acta informativa de forma electrónica

En la actualidad, con el avance de la tecnología y la utilización cada vez más frecuente de medios digitales en distintos ámbitos, levantar un acta informativa de forma electrónica es una alternativa cada vez más utilizada para agilizar procesos y ahorrar tiempo y recursos. A continuación, te explicamos cómo puedes llevar a cabo este trámite de manera online:

1. Diseña un formato para el acta

Lo primero que debes tener en cuenta es que el acta informativa debe seguir una estructura clara y organizada que facilite su redacción y lectura posterior. Diseña un formato con los campos necesarios para recoger la información relevante, como la fecha, hora y lugar de la reunión, los asistentes, los temas tratados y las decisiones o acuerdos tomados.

2. Utiliza herramientas tecnológicas

Existen diversas herramientas tecnológicas que pueden facilitar el proceso de levantar un acta informativa de manera electrónica, evitando tener que hacerlo de forma manual. Por ejemplo, puedes utilizar plataformas de videoconferencia con opción de grabación, como Zoom o Skype, para registrar la reunión y luego transcribir la información relevante al documento. También existen aplicaciones específicas para la redacción de actas o, incluso, puedes utilizar programas de edición de texto como Microsoft Word o Google Docs.

3. Asegúrate de que todos los asistentes den su visto bueno

Al levantar un acta informativa de forma electrónica, es importante que todos los asistentes a la reunión estén de acuerdo con la información recogida en ella. Para ello, es recomendable que una vez finalizada la reunión, el encargado de redactar el acta la envíe a los participantes para que puedan revisarla y hacer las correcciones pertinentes antes de su aprobación final.

4. Utiliza firmas electrónicas

Al igual que en un acta física, es necesario que sea firmada por las personas que participaron en la reunión para darle validez. Para ello, puedes utilizar firmas electrónicas, que tienen el mismo valor legal que las firmas en papel. Existen diferentes plataformas para la gestión de firmas digitales, como DocuSign o Adobe Sign.

5. Guarda y comparte el acta

Una vez que todos los asistentes hayan dado su visto bueno y hayan firmado de manera electrónica, es importante guardar el acta en un lugar seguro y compartirlo con los involucrados o las áreas pertinentes en la empresa o institución para su conocimiento y seguimiento.

Consejos para levantar un acta informativa de forma electronica

Al igual que en la redacción de cualquier documento, existen ciertas pautas y consejos que pueden ayudarte a llevar a cabo este trámite de manera eficiente y con éxito. Algunas recomendaciones son:

• Utiliza un lenguaje claro y conciso, evitando términos técnicos o ambigüedades en la redacción.
• Indica la fecha y hora de inicio y fin de la reunión, así como los asistentes y sus cargos.
• Utiliza un tono neutral y objetivo, evitando expresar opiniones personales o juzgar las decisiones tomadas.
• Utiliza viñetas o enumeraciones para facilitar la lectura y comprensión del acta.
• Revisa y corrige posibles errores ortográficos o de puntuación antes de la aprobación final.

En conclusión

Levantar un acta informativa es un procedimiento esencial en diferentes ámbitos laborales y profesionales, ya que permite documentar hechos, decisiones y acuerdos de manera oficial y legal. En la era digital en la que vivimos, llevar a cabo este trámite de forma electrónica es una excelente opción para ahorrar tiempo y recursos, siempre y cuando se sigan los pasos y consejos adecuados para su correcta elaboración. Esperamos que este artículo te sea de utilidad para llevar a cabo futuras actas informativas de manera eficiente y sin complicaciones.